Getting Things Done

Die Methode soll ein stressfreies und leistungssteigerndes Arbeiten ermöglichen. Die von David Allen entwickelte Methode hat mittlerweile Kultstatus erreicht. Ziel des GTD ist es, dass man alle zu erledigenden Tätigkeiten aufschreibt, um so den Kopf für die wichtigen Dinge des Lebens frei zu haben. Im Gegensatz zu ähnlichen Methoden wird konsequent alles aufgeschrieben, was zu erledigen ist. Nicht nur die Aufgaben, die im Büro oder mit Terminen zu tun haben. Diese aufgeschriebenen Notizen werden dann in ein System eingepflegt, die dann Aufgabenlisten für den Alltag liefern. Die Grundsätze des GTD sind denkbar einfach, und lassen sich spielend leicht verwirklichen:

• Sammeln Sie alle Dinge, die Sie erledigen möchten in einem logischen System. Nicht aber in Ihrem Kopf!
• Entscheiden Sie mit Disziplin über die aufgeschriebenen Notizen, damit Sie immer wissen, was der nächste Schritt ist.

Zu erledigende Aufgaben und Termine werden bei der GTD-Methode strikt voneinander getrennt. Termine werden in einem Kalender notiert und für die verschiedenen Aufgaben werden so genannte Kontextlisten angefertigt. Diese Kontextlisten werden in die verschiedenen Aufgabenbereiche untergliedert, z.B. Auto, Internet, Telefon usw.

Werden diese Kontextlisten zuverlässig geführt und einmal in der Woche durchgesehen und bearbeitet, kann nichts mehr schief gehen. Laut GTD sollten möglichst alle Tätigkeiten, die in weniger als zwei Minuten zu erledigen sind, sofort durchgeführt werden.

Wird eine Aufgabe länger als zwei Minuten dauern, muss entschieden werden, wann sie erledigt werden soll und wird dann in den Terminkalender eingetragen. Alle Aufgaben, die mehr als zwei Minuten in Anspruch nehmen, werden als „Projekt“ bezeichnet. Manchmal kann ein Projekt nicht in einem Arbeitsgang erledigt werden. In diesem Fall muss eine detaillierte Planung des Projektes erarbeitet werden.

GTD verringert Stress

In Zeiten, in denen viel zu tun ist, kennt wohl Jeder das Problem, dass man nachts im Bett liegt und vor lauter Grübeln kein Auge zu bekommt. Plötzlich fallen einem Termine ein, die erst eine Woche später anfallen und halten uns so von unserem wohlverdienten Schlaf ab.

GTD hilft Ihnen, diesen Stress los zu werden. Denn wenn der Termin in ihrem System aufgezeichnet ist, brauchen Sie sich schon in diesem Moment nicht mehr gedanklich mit ihm zu befassen. Folglich brauchen Sie sich auch nicht den Schlaf rauben lassen.

Wer sich jetzt fragt, ob das viele Aufschreiben nicht noch zusätzliche Arbeit schafft, der kann beruhigt werden. Denn das Aufschreiben wird schnell zur Routine und kostet nur am Anfang etwas Zeit. Aber schon nach wenigen Tagen stellt sich das Gehirn darauf ein, dass die externe Erinnerungshilfe funktioniert und nicht mehr an unnötige Dinge erinnern muss.

Dem zu Folge arbeitet man mit GTD konzentrierter, organisierter und stressfreier. Nach einer gewissen Zeit gewinnt der Anwender vor allem an Zeit und Gelassenheit.

Was unterscheidet GTD von anderen Selbstmanagement-Methoden?

Der größte Unterschied zwischen GTD und anderen Organisationsmethoden ist das konsequente Entleeren des Gehirns, so dass Platz für wesentliche und wichtige Dinge geschaffen wird. Bei GTD geht es nicht darum, zu unterscheiden, was wichtiger oder unwichtiger ist. Stattdessen wird die Kontextliste einfach regelmäßig abgearbeitet und ist somit immer aktuell.

Welche Utensilien benötige ich für GTD?

Selbstverständlich kann sich Jeder, der GTD ausprobieren möchte, sein System so einrichten, wie er es für sich selbst am Sinnvollsten findet. Eine Komplettausstattung beinhaltet Folgendes: Ein alphabetisch sortiertes Archiv, Materialsammlungen für laufende Projekte, eine Projekte-Liste, Listen für die nächsten Schritte der Projekte, Eingangsboxen, Terminkalender und die ominösen 43 Ordner.

Wozu 43 Ordner? Für die 43 Ordner eignen sich am Besten normale Hängeregister. Zwölf Ordner stehen für die Monate eines Jahres. Die restlichen 31 stehen für die Tage des aktuellen Monats. Jeden Morgen wird der aktuelle Tagesordner durchgearbeitet und nach Fertigstellung nach hinten zum nächsten Monat gesteckt.

Für wen GTD sinnvoll ist und für wen nicht, muss letztendlich Jeder selbst entscheiden. Aber Stressgeplagte, die nur noch mit Mühe ihren Terminplan durcharbeiten können, sollten sich einmal darüber Gedanken machen, wie GTD für sie am Besten durchführbar ist. Auf einen Versuch kommt es auf jeden Fall an, denn zahlreiche Büroangestellte sind von dem System begeistert und schwören darauf.